Dans la gestion des ressources humaines d’une TPE ou d’une PME, la gestion de la paie est une activité très importante. Elle est constituée de différentes tâches parfois longues et complexes. Pourquoi ne pas confier ce point essentiel de la GRH à un prestataire ? Si vous hésitez, découvrez dans cet article de bonnes raisons d’externaliser la gestion de la paie.
Externaliser la gestion de paie
Avant de parler des avantages de l’externalisation de la paie, découvrez de quoi il s’agit exactement.
C’est quoi ?
L’externalisation de la gestion de paie consiste à déléguer toutes les tâches liées au paiement des salaires des employés à un prestataire. Ce dernier peut être une personne, un cabinet ou une société. Il convient de préciser que l’externalisation de la paie peut être partielle ou totale.
Les tâches de gestion de paie pouvant être externalisées sont nombreuses. Il y a par exemple :
- La collecte des données sur le travail de l’employé : planning, heures travaillées, absences… ;
- La réalisation des divers calculs liés au salaire : cotisations et contributions, PAS ou prélèvement à la source ;
- L’édition des fiches de paie ;
- L’enregistrement des écritures de paie dans la comptabilité ;
- La réalisation des règlements permettant les virements à la banque…
Comment ça se passe ?
L’externalisation de la paie se fait en plusieurs étapes :
- Collecte des données à transmettre au prestataire : informations sur le salarié, détails du contrat d’embauche, conditions de primes ou d’heures supplémentaires, fin de contrat, etc. ;
- Saisie et contrôle de la paie par le prestataire : ce dernier traite les informations transmises et les contrôle ;
- Déclarations sociales réalisées par le prestataire : post-paie et annuelles ;
- Envoie des états de paiement à l’entreprise cliente : version numérique ou par courrier.
Les avantages d’externaliser la paie
Nombreux sont les avantages d’externaliser la paie pour une TPE ou une PME. Voici quelques-uns :
Gain de temps
Un des plus grands atouts d’externaliser la paie est le gain de temps. Cela vous permet ainsi de vous focaliser sur le développement de votre entreprise.
Il est indéniable que la paie est une tâche complexe, qui peut être parfois ennuyeuse et risquée. En plus, traiter toutes informations nécessaires demande du temps colossal. Si vous la réalisez vous-même, vous risquez de mettre de côté vos objectifs entrepreneuriaux. Voilà pourquoi il est conseillé de confier cette gestion à un prestataire. On peut dire alors que l’externalisation apporte une valeur ajoutée à votre entreprise.
Plus de simplicité
Avec l’aide d’un cabinet externe, la gestion de la paie est plus simple. En tant qu’entrepreneur, vous n’êtes pas obligé de connaître tous les détails de la gestion de paie. Même s’il existe des logiciels qui facilitent ces tâches, un responsable RH doit les maîtriser et savoir ajuster les divers paramètres.
Un expert-comptable ou un cabinet d’externalisation de paie dispose des compétences nécessaires pour s’occuper de tout ce qui concerne les rémunérations de vos salariés. Et cela, peu importe le nombre de vos employés.
Maîtrise des coûts
Traiter le paiement de salaire d’un employé ne se limite pas à la rédaction de la fiche de paie. Cela implique aussi d’autres dépenses comme le prix de l’acquisition des solutions utilisées, les frais de recrutement, etc. Externaliser la paie permet de faire des économies à hauteur de 20%.
De plus, recruter un responsable de paie en interne peut être onéreux. Cette solution est alors un excellent moyen de réduire vos charges mensuelles.
Optimiser les prises de décision
Un spécialiste de la gestion de la paie permet de prendre les bonnes décisions. Grâce aux informations fournies par son client, il est en mesure d’aider pour une gestion optimale de la masse salariale. Pour cela, le prestataire fait des simulations de paie en tenant compte de divers facteurs comme :
- Le type de contrat ;
- Les divers avantages ;
- Les pénalisations ;
- Les primes, etc.
Il convient aussi de noter que le spécialiste de l’externalisation de paie est souvent un expert juriste. Celui-ci est alors capable de vous donner ses avis pour vous conformer à toutes les dispositions juridiques y afférentes.
Des résultats fiables
Un prestataire en gestion de paie est un expert en la matière. De plus, s’il s’agit d’un cabinet ou une société d’externalisation, les tâches ne sont sûrement pas confiées à une seule personne. Une équipe répond à vos besoins. Le suivi de chaque étape est assuré.
Tout cela est sans aucun doute un gage de fiabilité et de qualité de service. Cependant, il est conseillé de bien choisir le spécialiste pour externaliser la gestion de paie de votre entreprise.
Plus de professionnalisme
Les exigences en matière de paie en France sont un des plus complexes au monde. Cela s’explique par les nombreuses lignes qui se trouvent sur un bulletin de paie français. De plus, les proportions des charges sociales ne cessent d’évoluer. Il en est de même pour les conventions collectives. Connaître toutes les lois concernant la gestion des RH, notamment la paie, est loin d’être évident.
Externaliser la paie vous permet de confier tous ces détails à un spécialiste. Ce dernier saura conformer la gestion de vos employés aux législations en vigueur. Ses prestations doivent être exemptes d’erreurs. Ce qui vous fait profiter d’un travail de professionnel.
En même temps, vous agissez en tant que professionnel aux yeux de vos employés.
Collaboration réactive
En externalisant la paie, vous aurez des spécialistes toujours à votre écoute. Et c’est un des plus importants avantages de cette externalisation. En cas de besoin, un spécialiste de paie répond à vos soucis. Il peut s’agir parfois d’un juriste en droit social. Les échanges se font généralement par téléphone ou par mail, selon vos choix. Lors de la signature du contrat, vous avez le droit d’exiger cette réactivité au prestataire.
Bref, externaliser la paie représente des avantages non négligeables. Il y a entre autres la simplicité, la fiabilité, la réactivité, le professionnalisme, la réduction des coûts, etc. Pour un résultat répondant à vos attentes, choisissez minutieusement le prestataire de gestion de paie avec lequel vous allez contracter.
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