Réaliser l’externalisation d’une partie de son entreprise se fait pour optimiser son organisation et déléguer les aspects annexes. Cette opportunité permet de se recentrer sur le cœur de son activité et de réduire les coûts de fonctionnement. Il faut néanmoins déterminer un budget dédié et bien répartir les dépenses pour qu’un tel projet soit rentable. Comment s’y prendre ?
Se faire accompagner par un expert pour externaliser ses services
Pour bénéficier d’une gestion de projet efficace et pertinente, il est recommandé de solliciter une société de conseil en ingénierie ou toute autre spécialité. Celle-ci dispose de l’objectivité et des compétences nécessaires pour déterminer les éléments susceptibles d’être externalisés. Il peut s’agir des services administratifs, de la comptabilité ou même du personnel de sécurité pour les sites de production. De nombreuses activités sont indissociables du fonctionnement d’une entreprise, mais elles génèrent des frais et monopolisent des moyens secondaires au détriment de son activité principale. Ce constat s’adapte aussi bien aux entreprises de services qu’à celles proposant la vente d’un produit.
Les principales sources de dépenses d’externalisation
L’encadrement du budget pour externaliser une partie de son activité doit inclure plusieurs facteurs de dépenses. En fonction de leur nature, ils peuvent présenter un caractère variable ou dispensable :
- Les prestations d’une société de conseil ;
- La recherche et la prospection de partenaires répondant à des besoins précis ;
- La sollicitation du personnel compétent s’il s’agit d’un prestataire indépendant ;
- La contractualisation avec une ou plusieurs structures spécialisées ;
- Le réagencement des services concernés avec d’éventuelles mutations pour les salariés ;
- La reprise des équipements et le renouvellement du matériel…
Là encore, le concours d’une société de conseil constitue un avantage indéniable pour mieux distinguer les frais incontournables des dépenses secondaires. On bénéficie également d’une estimation viable des gains générés par l’externalisation en comparaison du coût actuel de ces activités. Il est ainsi plus aisé et rapide d’amortir les frais encourus.
Une bonne gestion des frais pour des besoins ponctuels ou permanents
L’externalisation peut découler d’un besoin régulier, d’où l’importance de se tourner vers une offre contractuelle. Elle peut également s’imposer occasionnellement alors que l’on ne possède pas les moyens et les ressources essentielles à son accomplissement. À titre d’exemple, une société de conseil en ingénierie chimie, comme Jening, peut encadrer un projet spécifique pour repenser les méthodes de production. Gérer son budget d’externalisation ne se limite pas à respecter ses frais. Il convient de s’assurer de leur nécessité par rapport aux objectifs escomptés. Il est préférable de viser le qualitatif et l’efficacité pour ne pas avoir à envisager d’autres coûts supplémentaires par la suite.
